Comment organiser un événement de relations publiques réussi les clés d’un moment mémorable
Organiser un événement de relations publiques, c’est un geste stratégique. Bien orchestré, un événement RP peut amplifier le rayonnement d’une marque, créer des connexions humaines fortes entre la compagnie, les journalistes, les personnalités publiques et les créateurs de contenu, et générer des retombées médiatiques et sociales durables.
Chez Thara Comms, on le sait : que ce soit pour un lancement de produit, une activation de marque ou une campagne d’influence, chaque moment compte. Et chaque détail peut devenir un levier de notoriété.
Alors, comment transformer une simple invitation en un moment marquant, engageant… et rentable ? Voici notre guide pour organiser un événement de relations publiques réussi — inspiré de notre expérience terrain et de ce qui fonctionne vraiment au Québec.
1. Clarifier l’objectif stratégique de l’événement
Tout commence par une question essentielle : pourquoi organiser cet événement ? Les raisons peuvent varier :
Faire rayonner un nouveau produit ou une entreprise locale
Générer du contenu avec des créateurs ou influenceurs québécois
Solidifier les relations avec les médias
Créer une activation forte dans une campagne d’influence
Un événement bien ciblé s’inscrit toujours dans une stratégie globale de marque. C’est ce qui fait la différence entre un beau moment… et une action percutante.
2. Inviter les bons journalistes et créateurs
Une bonne liste média ou une sélection d’influenceurs bien alignés peut transformer votre événement en tremplin de notoriété. On priorise :
Les journalistes spécialisés du domaine
Les créateurs de contenu authentiques et engagés
Les micro-influenceurs à fort taux d’interaction
Les ambassadeurs ou partenaires qui peuvent relayer votre message
Un bon match entre votre marque et vos invités, c’est le secret de retombées naturelles et organiques.
3. Imaginer un concept événementiel fort
Un bon concept événementiel, c’est celui qui fait parler… et qui fait ressentir quelque chose. Il ne s’agit pas uniquement de créer un moment « beau pour les stories » — il faut que ce soit cohérent avec la marque, porteur de sens, et mémorable pour les invité·es.
L’expérience doit s’inscrire dans l’univers de la marque et être pensée pour vivre autant sur le terrain qu’en ligne.
Un concept fort permet de :
Raconter une histoire fidèle à l’ADN de la marque
Créer des moments visuels puissants, facilement partageables (idéal pour Instagram, TikTok, Reels)
Offrir des points de contact émotionnels et sensoriels
Et surtout : il permet aux gens de vivre la marque, pas juste de la voir. Ce qui fait la différence : une attention aux détails, une fluidité dans le parcours, et des opportunités naturelles de création de contenu pour les médias et les influenceurs présents.
Un bon concept événementiel, c’est celui dont les invité·es repartent avec des souvenirs concrets, des informations clés, des photos à publier… et des histoires à raconter.
4. Choisir le bon moment et le bon lieu
Le choix du moment et du lieu peut sembler logique… mais c’est en réalité un levier stratégique majeur. Un événement, aussi bien pensé soit-il, peut passer sous le radar s’il est mal synchronisé ou mal situé.
Ce n’est pas qu’une question de date ou d’adresse : c’est une question de contexte, de fluidité et de cohérence.
Pour maximiser l’impact, on recommande de :
Éviter les conflits de calendrier, notamment avec d'autres événements médiatiques ou culturels majeurs qui pourraient capter toute l’attention de la presse ou des créateurs de contenu.
Considérer les saisons stratégiques : le printemps et l’automne sont souvent propices aux lancements, tandis que l’été appelle des formats plus légers, extérieurs ou festifs.
Penser à la disponibilité réelle des invités ciblés, notamment les influenceurs et journalistes souvent sollicités en même temps.
Choisir un lieu accessible, lumineux, central ou facilement repérable (stationnement, transports, métro).
Privilégier un lieu porteur de sens, qui fait écho à l’ADN de la marque — et non un simple espace neutre.
Et surtout : oser un lieu qui crée la surprise… sans nuire à l’expérience.
Un lieu inattendu mais pertinent attire l’attention, stimule la créativité et marque les esprits.
Et pour renforcer l’effet “wow” : intégrer du branding immersif dès l’arrivée. Un tunnel de verdure, une odeur signature, une station d’accueil visuelle… chaque détail doit faire partie de l’histoire.
Un lieu bien choisi, c’est un lieu qui participe à l’expérience, amplifie l’identité de la marque et encourage naturellement la rédaction et la création de contenu.
5. Soigner l’invitation : claire, esthétique et personnalisée
L’invitation, c’est ton premier geste relationnel. C’est le moment où vous plantez le décor, donnez le ton… et suscitez l’envie. En relations publiques, ce n’est jamais juste une carte : c’est une porte d’entrée dans l’univers de la marque.
Elle doit à la fois informer, séduire et intriguer — le tout avec justesse.
Pour qu’une invitation capte l’attention (et reçoive un “oui”), elle doit :
Être visuellement cohérente avec l’univers graphique de la marque : couleurs, typographie, ton, ambiance.
Donner un avant-goût de l’expérience à venir : laisse deviner ce qui attend les invités, sans tout dévoiler.
Être personnalisée, surtout lorsqu’on s’adresse à des journalistes, des influenceurs ou des partenaires clés. Le “copier-coller” est vite repéré.
Contenir toutes les infos pratiques, mais sans alourdir : date, lieu, heure, RSVP, contact… et c’est tout. Les détails supplémentaires peuvent être ajoutés dans une pièce jointe ou un lien cliquable.
6. Maîtriser la logistique, sans faille
Une agence de relations publiques sait que la fluidité d’un événement repose sur l’anticipation.
À prévoir :
Brief d’équipe clair
Liste d’invités à jour
Plan d’horaire détaillé
Matériel visuel sur place
Photographe/vidéaste pour capturer des contenus réutilisables
Chaque détail compte, car il se transforme potentiellement en visibilité.
7. Multiplier les moments forts pour le contenu
Chaque élément visuel ou interactif est une occasion de contenu organique.
Pensez à :
Créer des espaces photogéniques (Step and repeat, photobooth, mur floral)
Proposer des activités créatives ou immersives (Ateliers, visites, performances)
Planifier un moment qui fait wow (dévoilement, discours, performance)
Les journalistes et les influenceurs, aiment sentir que nous sommes vraiment reconnaissants de leur présence. Une attention personnalisée peut tout changer.
8. Offrir une expérience humaine et attentionnée
Les événements RP sont, avant tout, des rencontres.
Pour créer une ambiance chaleureuse et mémorable :
Connectez humainement avec chaque personne présente
Soyez à l’écoute, présents(es), disponibles
Remerciez avec authenticité, en personne et dans les jours suivants
C’est aussi ce qui bâtit des relations durables avec les journalistes et créateurs de contenu.
9. Mesurer les retombées et faire un suivi stratégique
Après l’événement, place à l’analyse et à la reconnaissance :
Envoie les photos, vidéos et remerciements dans les 48h
Compilez les retombées presse, les mentions, les stories
Analysez les impressions, interactions et types de contenus créés
Prévoir une relance post-événement (ex. : suggestion de collaboration, contenu réutilisable)
C’est ici que votre agence peut démontrer concrètement la valeur de l’événement.
10. Transformer l’événement en tremplin
Un événement RP réussi est un point de départ, jamais une fin.
Il peut servir à :
Lancer des collaborations durables avec des créateurs de contenu
Déployer une campagne de marketing d’influence en plusieurs temps
Créer une bibliothèque de visuels pour plusieurs mois
Renforcer la notoriété dans ton écosystème
En conclusion : un événement RP, c’est une stratégie vivante
Organiser un événement de relations publiques, ce n’est pas simplement une logistique bien huilée : c’est un outil stratégique au service d’une marque.
Quand c’est bien fait, ça crée :
Des relations authentiques entre les journalistes et les créateurs de contenu et votre marque
De la couverture de presse sur votre entreprise et ses nouveautés
Une cote d’amour de vos publics qui grandit
Et surtout : des souvenirs durables, qui se partagent, se racontent… et font parler. On organise un événement ensemble?
